Énoncé sur la protection des renseignements personnels de Croix Bleue Medavie

1. Les renseignements personnels que nous recueillons

Dans le présent énoncé sur la protection des renseignements personnels, on entend par « renseignements personnels » toute information qui est liée à une personne identifiable, ou autrement définie en vertu des lois applicables sur la protection des renseignements personnels.

Selon le type de services que nous vous fournissons et notre lien avec vous, nous recueillons vos renseignements personnels comme suit :

Renseignements personnels que vous nous fournissez directement

Nous recueillons directement vos renseignements personnels lorsque vous appliquez pour des couvertures ou des services, lorsque vous présentez une demande de règlement, lorsque vous communiquez avec nous en ligne, au téléphone ou en personne, et dans le cadre de nos échanges avec vous. Les catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir directement auprès de vous comprennent entre autres les :

• Coordonnées, comme votre nom, adresse, numéro de téléphone, courriel;

• Données démographiques, comme votre date de naissance et votre sexe ou toute autre information servant à vous identifier;

• Données d’identification, comme votre numéro d’identification et numéro de police, votre nom d’usager et votre mot de passe;

• Renseignements financiers, comme votre revenu annuel, vos données bancaires, votre lieu d’emploi et votre numéro d’assurance sociale (NAS);

• Renseignements médicaux, comme des diagnostics, des traitements, des résultats paramédicaux, etc.;

• Coordonnées d’entreprise, comme votre nom, le nom de l’entreprise/fournisseur, l’adresse, le courriel et le numéro de téléphone de l’entreprise si vous êtes employé d’une entreprise qui a des liens avec Medavie.

Les renseignements que nous recueillons automatiquement

Selon l’appareil ou la méthode que vous utilisez pour communiquer avec nous, nous pourrions recueillir automatiquement des données numériques sur votre appareil, votre emplacement et votre usage de notre site. Veuillez consulter notre énoncé sur la protection des renseignements personnels en ligne pour obtenir plus d’information sur notre façon de recueillir, de conserver et d’utiliser l’information obtenue par voie électronique, notamment par le truchement de nos sites Web et de nos applications mobiles.

Les renseignements personnels que nous recueillons provenant d’autres sources

Nous pourrions également recueillir des renseignements personnels provenant d’autres sources, par exemple:

• votre employeur ou un représentant autorisé;

• des professionnels de la santé;

• d’autres compagnies d’assurance pour coordonner le paiement des prestations;

• le titulaire de tout autre contrat en vertu duquel vous pourriez être couvert;

• d’autres parties que vous autorisez à nous fournir vos renseignements personnels.

2. Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Selon le type de service que nous vous fournissons et votre lien avec nous, vos renseignements personnels peuvent être recueillis et utilisés pour les usages suivants :

• Évaluer des demandes d’admission et administrer nos produits et services;

• Traiter des demandes de règlement;

• Confirmer votre identité et vérifier l’exactitude de l’information;

• Se conformer aux exigences juridiques, comme les déclarations aux fins d’impôt fédéral et provincial, les vérifications visant à lutter contre le blanchiment d’argent et les audits d’états financiers;

• Connaître vos préférences de communication (p. ex. par courriel, au téléphone, etc.);

• Déterminer s’il existe d’autres produits ou services qui pourraient vous intéresser et vous envoyer de l’information y afférent. Vous pouvez demander à être retiré de nos listes de distribution en tout temps.

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins auxquelles vous avez donné votre consentement ou à d’autres fins autorisées par la loi. Par exemple, nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour :

• nous protéger, mutuellement, contre les erreurs, les fausses déclarations, la fraude, les infractions à la loi ou les activités criminelles;

• remplir les obligations contractuelles imposées par les fournisseurs de services ou de programmes;

• nous aider à prendre des décisions pour améliorer les produits et services que nous vous offrons;

Si vous communiquez vos renseignements personnels au téléphone, l’appel peut être enregistré ou surveillé et vos renseignements personnels seront alors recueillis et utilisés pour : consigner l’information que vous nous avez fournie, suivre vos instructions ou les vérifier, et confirmer votre identité. Vos renseignements personnels seront également utilisés pour maintenir le niveau de qualité des services et contribuer à la formation du personnel. Si vous ne souhaitez pas que votre appel soit enregistré, vous pouvez choisir de communiquer avec nous par écrit. Vous pouvez également nous demander de vous répondre uniquement par écrit.

3. Consentement

À quelques exceptions près, nous devons obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels. Nous n’avons pas besoin d’un consentement additionnel pour utiliser vos renseignements personnels afin de vous fournir un produit ou un service que vous utilisez ou que vous avez demandé. D’autres exceptions sont prévues par la loi, et peuvent reposer sur des motifs juridiques, médicaux ou de sécurité, lorsqu’il est impossible ou irréaliste d’obtenir votre consentement, notamment pour prévenir ou détecter une fraude, ou pour évaluer ou améliorer des mesures de sécurité.

Vous pouvez donner votre consentement par écrit, de vive voix, par voie électronique ou par l’entremise de représentants autorisés. Votre consentement est parfois implicite, dans certaines circonstances. Par exemple, si vous présentez votre carte d’assurance à un pharmacien au lieu de payer l’ordonnance directement, vous consentez implicitement à ce que le pharmacien nous fournisse vos renseignements personnels afin que nous puissions payer la demande de règlement.

Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels, dans la mesure où aucune exigence légale ou contractuelle ne l’interdit. Cependant, si vous retirez votre consentement, nous ne serons pas en mesure de vous fournir certains produits ou services utiles, pour vous ou vos personnes à charge.

Pour s’informer de la procédure de retrait de votre consentement, veuillez consulter le lien suivant.

4. Communiquer vos renseignements personnels

Selon le produit ou le service, nous communiquons vos renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils sont destinés ou pour tout autre usage auquel vous avez consenti ou qui est autorisé ou exigé par la loi.

Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels :

• aux employés, agents et représentants autorisés qui ont besoin de cette information pour accomplir leurs tâches, en notre nom;

• à toute personne ou organisation à qui vous donnez votre consentement;

• aux personnes, organisations et organismes d’enquête dont le mandat est de prévenir et de détecter des fraudes présumées, des violations de contrat ou des infractions à la loi, et d’enquêter à cet égard;

• à d’autres personnes ou organisations qui sont autorisées par la loi à consulter vos renseignements personnels;

• aux fournisseurs de services qui ont besoin de cette information pour rendre leurs services, en notre nom. Nous avons recours à des fournisseurs de services à diverses fins, notamment pour l’impression, la distribution du courrier, les technologies de l’information (TI), la conservation des données, l’administration, la réassurance et les services paramédicaux.

• le titulaire de la carte de tout contrat auquel vous participez.

Dans certains cas, nous communiquons vos renseignements personnels à des employés, personnes, organisations et fournisseurs de services autorisés de provinces ou territoires autres que ceux où ces renseignements ont été recueillis. Ces parties sont assujetties aux lois de ces provinces ou territoires. Si vous êtes un résident du Québec, cela signifie que vos renseignements personnels peuvent être communiqués ou transférés hors Québec, notamment à des fournisseurs de services hors de la province.

Lorsque nous transmettons des renseignements personnels à nos fournisseurs de services, nous nous assurons, par des moyens contractuels, de les protéger d’une manière conforme à nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

5. Combien de temps conservons‑nous vos renseignements personnels

La durée de conservation de vos renseignements personnels dépend des facteurs suivants, la période la plus longue étant retenue :

• Aussi longtemps que l’exigent la loi et les lignes directrices qui régissent l’industrie des services financiers;
• Aussi longtemps qu’il le faut pour administrer les produits et services que nous vous fournissons.

Les types de produits et de services que nous offrons nous obligent parfois à conserver vos renseignements pour des périodes prolongées. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires seront détruits, supprimés ou dépersonnalisés.

6. Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Les mécanismes de sécurité des renseignements de Medavie sont conçus et continuellement améliorés pour protéger vos renseignements personnels contre toute divulgation, tout accès ou tout usage non autorisé. Des mesures de protection physiques, organisationnelles et technologiques ont été mises en place pour protéger ces renseignements en fonction de leur nature et de leur degré de confidentialité.

Tous les employés de Medavie – y compris les employés à temps plein, à temps partiel et les employés contractuels – suivent une formation sur la protection des renseignements personnels, signent des ententes de confidentialité et doivent observer les politiques de l’entreprise à cet égard; ces exigences constituent une condition de leur emploi.

Tous les employés qui sont autorisés à utiliser des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions doivent s’assurer que ces données sont traitées de manière appropriée et protégées en tout temps.

7. Vos droits

Droit d’accès

Vous pouvez soumettre une demande par écrit en tout temps à l’agent(e) de protection de la vie privée de Medavie pour obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Si vous en faites la demande par écrit, nous vous transmettrons également l’information suivante :

• l’existence et la nature de tout renseignement personnel que nous détenons à votre sujet, les raisons pour lesquelles nous avons recueilli ces renseignements, la méthode de collecte ou les sources de ces renseignements personnels;
• les noms des personnes ou les catégories de tierces parties à qui nous devons communiquer vos renseignements personnels;
• les catégories d’employés de Medavie qui ont accès à ces renseignements;
• la durée de conservation de vos renseignements personnels.

Tout renseignement personnel demandé vous sera transmis par écrit, à certaines exceptions près autorisées par la loi. Cependant, dans certaines circonstances, il ne nous sera pas possible de vous fournir tous les renseignements demandés. Des frais pourraient également être exigés; le cas échéant, nous vous en informerons une fois votre demande évaluée.

Droit de correction

Medavie veille à ce que tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués soient les plus exacts et à jour possible afin de servir aux usages auxquels ils sont destinés. Nous vous encourageons à utiliser notre application mobile Croix Bleue Medavie ou à accéder à votre compte en ligne pour mettre à jour vos renseignements personnels. Vous pouvez également communiquer avec nous s’il faut mettre vos renseignements à jour; ainsi, nous serons mieux en mesure de répondre à vos besoins.

Si nous vous indiquons les renseignements personnels que nous avons à votre sujet, ou que nous vous remettons une copie de ceux-ci, et que vous jugez que ces renseignements sont inexacts, incomplets ou ambigus, vous pouvez demander une correction. Si vous croyez que la collecte, la communication ou la conservation de vos renseignements personnels ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez nous demander de corriger la situation.

Nous vous demanderons de confirmer votre identité avant de traiter votre demande d’accès ou de corriger vos renseignements personnels. La demande sera également évaluée si elle est présentée par une personne qui agit à titre de représentante, par l’héritier ou le successeur de la personne concernée, par le liquidateur de la succession, par le bénéficiaire de l’assurance vie ou de la prestation de décès, ou par le titulaire de l’autorité parentale. Dans tous les cas, cette personne devra préciser à quel titre elle agit et confirmer son identité. Ces demandes doivent être présentées par écrit.

Nous répondrons à votre demande d’accès ou de correction dans un délai de 30 jours suivant la date de réception.

Veuillez communiquer avec l’agent(e) de protection de la vie privée de Medavie à l’adresse postale ou de courriel fournie ci‑dessous pour présenter une demande d’accès ou de correction.

8. Communiquez avec nous pour toute question, préoccupation ou plainte en matière de protection des renseignements personnels

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant les politiques ou pratiques de Medavie en matière de protection des renseignements personnels, ou si vous souhaitez exercer vos droits en vertu d’une loi applicable, veuillez communiquer avec nous.

Vous pouvez soumettre une demande par écrit à l’agent(e) de protection de la vie privée de Medavie sur tout aspect de nos procédures ou de notre gestion des renseignements personnels, y compris ce qui suit :

• pour poser des questions sur les politiques et pratiques de Medavie en matière de protection des renseignements personnels ou toute demande d’information additionnelle;
• pour exercer vos droits (incluant le droit d’accéder à vos renseignements personnels et de les corriger, et le droit de retirer votre consentement), tel que décrit dans le présent énoncé sur la protection des renseignements personnels;
• pour exprimer vos préoccupations ou déposer une plainte concernant la protection des renseignements personnels. Nous avons instauré un processus interne d’examen des plaintes à cet égard. Nous mènerons une enquête sur toutes les plaintes reçues et répondrons à vos préoccupations le plus rapidement possible et avec rigueur. Si une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures qui s’imposent pour redresser la situation.
• En présentant une demande par écrit, Medavie vous accordera un accès raisonnable à vos renseignements personnels, tel qu’exigé ou autorisé par la loi. Vous pouvez également vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements, et demander qu’ils soient modifiés ou supprimés, si cela est approprié ou autorisé par la loi.

Veuillez nous écrire à :

Agent de protection de la vie privée
Croix Bleue Medavie
644, rue Main
Case postale 220
Moncton (Nouveau‑Brunswick) E1C 8L3

Courriel : [email protected]

Si vos préoccupations en matière de protection des renseignements personnels ne sont pas traitées à votre satisfaction, vous pouvez déposer une plainte officielle au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, qui supervise la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ou à tout autre organisme de réglementation ayant compétence en matière de protection des renseignements personnels.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3

Numéro sans frais : 1-800-282-1376
Téléphone : 819-994-5444
Télécopieur : 819-994-5424

Site Web : www.priv.gc.ca